こんにちは！クラウドソリューション開発部の内間木です。
今回の技術ブログは、誰もが日々直面する、業務の生産性に直結するテーマ「会議の進め方」について書いてみようと思います。
私は今年で社会人3年目を迎えますが、最近自分でミーティングを主催する機会が少しずつ増えてきました。
そこで直面したのが、次のような「現場のリアルなもやもや」です。
「え？今の会議、そもそも何を決めるための集まりだったの？」
「結局、ただ議論しただけで何も決まってないのでは？」
「……一体、何のための時間だったんだろう」
エンジニアとしても社会人としてもまだまだ半人前の私ですが、この状況に強い危機感を抱いていました。
「このままではチームの貴重な時間を溶かし続けてしまう」と悩んでいたときに出会ったのが、『トヨタの会議は30分』という本です。
今回は、この本から学んだことを泥臭く現場に落とし込んでみた私の実践記をお届けします。
この記事を読むことで、
「目的の曖昧な1時間会議をなくし、始まった瞬間から話を進める方法」
のヒントが見つかり、明日からのスケジュール登録や事前準備を変えるきっかけを掴むことができます。
・本を読む前の私の課題
当時アサインされていたプロジェクトでは、多くの打ち合わせがなんとなく「1時間」で設定されていました。
しかし、その中身は効率が良いとは言えない状態でした。
当時の会議で感じていた違和感
- その場での資料読み合わせ：集まってから最初の15分で資料を読むため、時間がもったいない。
- ゴールの曖昧さ：「そもそも、今日は何を決めるんだっけ？」と前提の確認から始まる。
- ただの雑談で終わる：意見はたくさん出るものの、終了間際に慌てて「次回また話しましょう」となる。
「何のための集まりだったのだろう」というもやもやが残り、自分の進め方の実力不足にも悩んでいました。
1. 『トヨタの会議は30分』から学んだ3つの本質
現状を変えたくて読んだ本書には、無駄を削ぎ落とすための強力な指針が書かれていました。
① 会議の目的を4つに絞り、それ以外は排除する
トヨタでは、会議の目的を
・「決定する（決断）」
・「アイデアを出す（創造）」
・「不具合を解決する（問題解決）」
・「情報共有（※対面が必須の場合のみ）」
の4つだけに分類しているそうです。
チャットで済むようなただの報告会や、集まったという事実作りのための会議は徹底的に排除する姿勢を学びました。
② 30分で終わらせるための「仕込み」が9割
「とりあえず1時間」の思考停止をやめ、30分という制限時間で終わらせる。
そのためには、参加者全員が事前に資料に目を通し、論点を頭に入れておくことが大前提です。
「会議が始まった瞬間からすぐに議論をスタートさせる」のが鉄則だと知りました。
③ 議事録には「結論」と「次のアクション」だけを残す
綺麗で分厚い議事録を作る必要はありません。
「何が決まったか」と「次は誰が何をいつまでにやるか」の2点だけを、会議中や終了と同時に画面共有などで全員で確認し、その場で共有します。
「行動に繋がらない会議はただの雑談」という明確な割り切りです。
2. 変化を起こすために現場で試したこと
この学びを実践するため、自分が主催する会議のやり方を変えました。
一番注力したのは、始まった瞬間から議論に移れるようにする「仕込み」です。
社内のスケジュール管理ツールの「メモ欄」を使い、予定を登録する段階で以下の内容を必ず明記するようにしました。
例えば、プロジェクトの頭出しの時に、私はカレンダーのメモ欄に以下のように書いています。（かなり抽象的に書いています）
スケジュールメモ欄の記載内容：
■会議のゴール
・進捗状況からメンバー全員の共通認識を測る
・各々の役割を定義する
・今後のアクションを決める
■本会議までに検討しておいてほしいこと
・xxさんはアプリの改修案を具体化してきてください。
・yyさんはxxを検討して、一覧として纏めてきてください。
3. 実践を重ねて見えてきた効果
この取り組みを地道に続けた結果、会議の質が大きく変わりました。
事前に「今日決めたいこと」を共有しているため、メンバーもあらかじめ思考を整理して参加してくれます。そのおかげで、開始直後から「今回の仕様の件ですが…」と本質的な議論に入れるようになりました。
また、カレンダーの枠を工夫したことで全員が時間を意識するようになり、無駄な脱線が自然と減りました。
何より、その場で次のアクションを書き出して合意するため、会議のあとに「あれ、あの件って誰がやるんだっけ？」とタスクが放置される現象を徐々に防げるようになりました。
半人前の私から始めた小さな一歩でしたが、チーム全体のタスクが確実に前へと進むスピードが上がったと感じています。
まとめ：まず挑戦してみてほしいこと
もし皆さんの周りにも、時間ばかりが過ぎて何も決まらない会議があるなら、組織全体の大きなルールを変えるのは難しくても、「自分が主催する次の予定」なら今すぐ自分の意志で変えられます。
まずは次のスケジュールを登録するとき、
メモ欄に「この会議の目的」と「今日決めたいこと」を3行だけ書いて共有してみてください。
事前のちょっとした「仕込み」があるだけで、集まったときの時間の密度は間違いなく濃くなります。
お互いの貴重な時間を価値ある議論に変えるために、できるところから一緒に始めていきましょう！
今回ご紹介した書籍
『トヨタの会議は30分（PHP文庫）』 著者：山本 大平（PHP研究所）
「ただ集まるだけ」の会議を撲滅し、いかにして意思決定と行動のスピードを最大化するか。
トヨタで実践されている徹底した時短・効率化のノウハウが、明日から使える具体的なアクションとともに言語化された一冊です。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
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クラウドソリューション開発部：内間木
