こんにちは。SJC共同開発推進室の坂根です。
今回は、前回のPower AutomateでTo Doにタスク一括登録！（1）の続編ということで、作成したToDoリストの更新をしてみたいと思います！
前回はPower Automateを使ってExcelからToDoにタスクを一括登録するフローを作りました。
しかし、このフローには「実行するたびにタスクが重複してしまう」という課題がありました。
今回はこの課題を解決するため、既存のタスクは更新、新しいタスクは追加するフローを作ります！
💡 関数の解説もしています！
興味がある方はチェックしてみてください！
もちろん、見本をコピーするだけでもフローは作れますのでご安心を！！
今回のゴール
まずはおさらい
前回は、以下の3ステップからなるシンプルなフローを作成しました。
①Excelファイルのタスク表から、すべての行（タスク情報）を抽出する
②ToDoに登録する
③①で抽出した行の数、②を実行する
このままではいけません！
このフローは、「新しくToDoを追加する」ことはできますが、すでに登録済みのToDoを更新したり重複を避けたりする機能はありません。（フロー実行の度に重複したタスクが作成されてしまう…）
そこで今回は、このフローに手を加え、タスク表の差分のみ反映できるようにしてみます。
今回のゴールは？
今回の完成フローは大きく4ステップで構成されます。
★：追加要素
①Excelファイルのタスク表から、すべての行（タスク情報）を抽出する
②Microsoft To Doから、対象のタスクリスト内のすべてのToDoを取得しておく（★）
③①で抽出したExcelの各行ごとに、以下の処理を行う （★）
・②で抽出したToDoに同じタスクIDがある場合 → そのToDoを更新する（★）
・ない場合 → ToDoに登録する
④①で抽出した行の数、③を実行する
③の「該当するToDoが存在するかどうかを判定」については、
誤動作を避けるため、タスクIDの完全一致で判定とします。
条件判定（完全一致）の例
例えば、ループ中のタスクIDが1234の場合、ToDoリストが次のようになっているとします。
・1234: 資料作成
・5678: 会議準備
・12345: レビュー依頼
・9012: 報告書作成抽出されるのは「1234: 資料作成」だけ。
→ この場合、フローは「既存ToDoがある」と判断し、自動で更新します。
※「12345: レビュー依頼」は含まれません。
フローの作り方
今回は前回作成したフローに手を加える形で作成していきます。
元のフローはコピーして残しておくことをおすすめします。そうすることで、いつでも前のバージョンに戻れるので安心です。
⑴ [⊕] →[Microsoft To-Do] → [フォルダー別に To Do を一覧表示する] と選択し、前回作成したToDoリストから抽出するよう選択します。
[フォルダー別に To Do を一覧表示する]のアクションは、Microsoft To-Doの特定のリストを指定してToDoを全件抽出できます。
[To-do List] には前回作成したタスクリストを選択してください。
・[To-do List（To Do リスト）]：タスクリスト
・[Top Count（上から順に取得）]：999（最大999件です）
すると、Microsoft To-Doから以下のようなToDoのデータを全件取得できます。
今回は、この中の「id」「title」を後ほど使用します。
※他にも様々な情報を取得できますので、公式ドキュメントをご参照ください。
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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
[ { "id": "A1B2C3", "title": "1234: 資料作成", "dueDateTime": "2025-08-29T09:00:00", "status": "notStarted", // ...（略）... }, // ...（略）... 上のまとまりが、ToDoの個数分続く ] |
⑵ [⊕] →[データ操作] → [アレイのフィルター処理]と選択し、絞り込み条件を入力します。
アレイのフィルター処理は、たくさんのデータの中から特定の条件に一致するものを探し出す検索機能です。
このアクションを使うことで、Excelのタスクと一致するToDoがすでに存在するかどうかを効率よくチェックできます。
📝アレイとは？
アレイ（Array:配列）というのはプログラミング用語で、連続するデータを意味します。
例えば、以下のような複数のデータを持つ配列です。
各データ１つ１つを要素と呼び、[添え字番号]で各要素を指します。添え字番号は1ではなく0始まりのためご注意ください。
今回の配列の[0]（先頭） ですと { タスクID:1234, タスク名:資料作成 } となります。つまり、「アレイのフィルター処理」は、データを1つずつチェックして条件に合うものだけ取り出す処理と言えます。
フィルター処理では、主に4つの項目を設定します。
①検索対象（From）：「どこから探す？」
→手順⑴で取得したすべてのToDoを指定します。
②比較されるデータ（左辺）：「何と比べて探す？」
→今回は、ToDoのタイトルから抜き出したタスクIDを設定します。
③比較するデータ（右辺）：「何を基準に探す？」
→ループ中タスクのタスクIDを指定します。
④比較方法（中央）：「どうやって比べる？」
「等しい」を選択して、ToDoのタイトルの先頭がExcelタスクのIDと一致しているか判定します。
📝使用関数の解説①
ここで使用した関数の意味について解説します。
※無理に覚える必要はありませんので、見本をコピーするだけでもOKです！
- split(○○, △)：文字列「○○」を文字「△」で分割し、配列を作る。
- item()：ループの中で、今処理している1つのデータを取り出す。
- item(‘◆’)：ループの中に別のループがあるとき、「◆」という名前の外側のループで今処理しているデータを取り出す。
- ◇?[‘▲▲’]：「◇」の中から、「▲▲」という名前の項目を取り出す。
※「?」は、「▲▲」という名前の項目が無いときにエラーになって処理が止まってしまうのを防ぎます。見本①
→ループ中のデータの「title」を「:」で分割して、先頭の値を取り出す。
見本②
→外側ループ「それぞれに適用する」の今処理中データから、「タスクID」を取り出す。
⑶ [⊕] →[コントロール] → [条件]と選択し、ToDoの更新・追加を判別するための条件を入力します。
・[条件の左側]：手順⑵で作成したフィルター結果の配列の 件数（長さ） を選択します。
・[条件の右側]：1
・[条件の真ん中]：以上
📝使用関数の解説②
関数の使い方を確認しましょう。
※もちろん見本をコピーするだけでもOK！！
- length(○○)：文字列「○○」や、配列「○○」の長さを調べる。
- body(△△)：「△△」という名前のアクションの処理結果全体を取り出す。
見本
→「アレイのフィルター処理」の処理結果配列の要素数を取得する。
⑷ すでにあるToDoを追加するアクションを、[False]内に移動します。
前回記事で既に作成していた、ToDoを追加するアクションを条件分岐のFalse内へドラッグ＆ドロップで移動します。
これで「ToDo一覧の中にループ中のタスクが無い場合、ToDoを新規追加する」という処理が完成しました。
⑸ True内にToDoを更新するアクションを追加します。
最後は、ToDoの更新です。
「To Do を更新する」のアクションを手順⑷のTrue内に追加します。
・[To Do リスト]：タスクリスト
・[To Do タスク]：手順⑵で絞り込んだToDo
・[期日]：タスク表の「期限」
・[タイトル]：「タスクID: タスク名」
📝使用関数の解説③
- formatDateTime(○, ‘フォーマット’)：指定した日時「○」を、指定したフォーマットに変換する。
- addDays(◆, △)：日付「◆」に「△」の日数を加算する。
- int(○)：値「○」を整数に変換する。
- yyyy-MM-ddTHH:mm:ss：日付フォーマットの一種。「T」は日付と時刻の区切りを表す国際標準の記号。
例）2025年8月29日 9時15分30秒 → 2025-08-29T09:15:30見本①
→「アレイのフィルター処理」の処理結果配列の先頭要素から、「id」を取り出す。
💡ここで出てくる「id」は、Microsoft To-Do が内部的に持っている番号で、タスクIDとは別物です。見本②
→外側ループ「それぞれに適用する」で今処理中のデータから「期限」を取得し、数値（シリアル値）に変換する。（シリアル値は、前回記事で解説しています。）
→基準日「1899-12-30」に数値を加算し、「yyyy-MM-ddTHH:mm:ss」形式に変換する。
⑹ 完成！！！
完成したのがこちらになります！
タスク表を更新して実行！
更新前のToDoリスト：
（あっ、期限オーバーのタスクばかり…！）
更新後のタスク表：
赤字の部分が更新した内容です！
（おっと、ちゃっかり期限を延長してますね）
フローを実行してみます！
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しっかりとToDoが更新され、追加した2つのタスクも登録されました！！！
まとめ
今回は中級編として、条件分岐を活用したToDoの追加・更新に挑戦してみました。
配列のフィルターや [0] を使った先頭要素の取得など、少し中級向けのテクニックも登場しましたが、思ったよりスムーズに作業できました。
さらに応用すれば、ほかのサービスとの連携や、手動でなくタイマーで自動実行するフローなども作れるため、活躍の幅はもっと広がりそうです。
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